IA y automatización para clínicas y centros médicos
NAXIA automatiza la parte administrativa de clínicas y centros médicos: un agente atiende las llamadas que recepción no puede coger, da y cambia citas en vuestra agenda, envía recordatorios, ofrece los huecos libres a la lista de espera y resuelve dudas de horarios o preparación. El criterio clínico no se toca. En marcha en 4 a 8 semanas.
- Sobre vuestro programa de agenda
- Teléfono y WhatsApp
- Datos de salud bajo el RGPD
Qué automatizamos en una clínica
Lo primero es el teléfono y los recordatorios, porque es donde se pierden más citas y donde el riesgo es menor. El triaje de síntomas queda fuera siempre.
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01
Llamadas en hora punta
Cuando recepción está con un paciente en el mostrador, el agente coge la llamada, identifica al paciente y da, cambia o anula la cita en el programa de agenda del centro.
Se conecta con: Centralita, software de gestión clínica
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02
Recordatorio y confirmación
El paciente recibe un WhatsApp antes de su cita y contesta si viene o no. Si no puede, el hueco se libera en ese momento y no a la hora de la cita.
Se conecta con: WhatsApp Business, agenda
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03
Lista de espera
Un hueco liberado se ofrece por orden a los pacientes que esperaban una cita antes, hasta que alguien lo acepta.
Se conecta con: Agenda de cada profesional
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04
Dudas administrativas
Horarios, cómo prepararse para una prueba, qué documentación traer o qué aseguradoras se aceptan: respuestas con la información que el centro ha validado.
Se conecta con: Base de conocimiento del centro
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05
Revisiones y tratamientos en curso
Aviso cuando toca la revisión anual o la siguiente sesión de un tratamiento, con la cita propuesta en la agenda del mismo profesional.
Se conecta con: Histórico de citas
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06
Volantes y autorizaciones
Lectura de los volantes y autorizaciones de mutuas que llegan por correo o foto, y alta de los datos en la ficha administrativa del paciente.
Se conecta con: Correo, OCR, ficha del paciente
Cómo trabajamos
En una clínica el orden de trabajo lo marca la protección de datos: antes de conectar nada se decide qué datos ve el agente, dónde se procesan y con qué contratos.
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Fase 1
Descubrimiento
Contamos llamadas perdidas y ausencias, y revisamos la API del software de agenda.
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Fase 2
Diseño
Flujo con el mínimo de datos, frases de derivación a una persona y alojamiento en Europa.
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Fase 3
Desarrollo
Conexión con agenda, centralita y WhatsApp, y pruebas con el personal de recepción.
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Fase 4
Lanzamiento
Primero recordatorios y llamadas fuera de horario; después la hora punta.
El proyecto completo lleva de 4 a 8 semanas, y los recordatorios se lanzan antes que el teléfono. Precio y plazo, cerrados y por escrito tras la primera consulta, que es gratuita.
Cuándo no somos la opción
Hay centros donde automatizar la recepción no tiene sentido o no es lo que necesitan.
- Atendéis menos de una treintena de pacientes al día: la agenda online del propio programa y unas plantillas de mensaje lo resuelven.
- Vuestro software de agenda no tiene API ni sincronización. El agente trabajaría a ciegas; primero hay que resolver eso con el fabricante.
- Buscáis una IA que valore síntomas, priorice urgencias o redacte la historia clínica de la consulta. Eso es decisión y documentación clínica, y no lo hacemos.
- Queréis guardar grabaciones de llamadas sin decidir antes dónde se alojan y quién accede. Una llamada donde el paciente cuenta su dolencia ya es dato de salud.
Preguntas frecuentes
¿Qué puede hacer la IA en una clínica sin tocar la parte clínica?
Puede atender el teléfono, dar, cambiar y anular citas, enviar recordatorios, reocupar huecos desde la lista de espera, avisar de revisiones y contestar dudas administrativas. Cualquier mención de síntomas o urgencias se pasa a una persona o se indica el canal de urgencias.
¿Cómo se protegen los datos de salud de los pacientes?
Los datos de salud son categoría especial en el artículo 9 del RGPD. El agente pide solo lo necesario para la cita, los datos se procesan en servidores europeos o del centro, se firma contrato de encargado del tratamiento con cada proveedor y queda registro de cada conversación.
¿Funciona con el programa de gestión que ya usamos?
Sí, si el programa de agenda tiene API o sincronización de calendario. Es lo primero que revisamos en la primera consulta, porque sin esa conexión el agente no puede ver huecos reales.
¿Los pacientes mayores van a hablar con una máquina?
Pueden elegir. El agente se presenta como asistente, entiende el lenguaje natural sin menús de opciones y pasa la llamada a recepción cuando el paciente lo pide o cuando no entiende lo que necesita.
¿Cuánto se tarda en implantarlo en una clínica?
De 4 a 8 semanas, según el software de agenda y el número de profesionales y sedes. La primera consulta es gratuita y sirve para ver si la conexión con vuestra agenda es posible.