Puntos clave
- Para casi todas las agencias, lo sensato es un CRM inmobiliario español (Inmovilla, Witei, Mobilia, Inmoweb, Sooprema y otros): publican en los portales, cruzan demandas con la cartera y llevan la web. Un CRM generalista como HubSpot o Zoho no publica en Idealista ni en Fotocasa sin un conector hecho aparte.
- El cruce de demandas por zona, tipo y precio ya no diferencia a nadie: los cinco programas revisados lo hacen. Lo que sí cambia de uno a otro es Idealista, WhatsApp con la API oficial y si el CRM se puede conectar con otras herramientas.
- La IA aporta encima del CRM en cuatro tareas: pasar a ficha los leads que llegan en texto libre, afinar el cruce con lo que no cabe en un filtro, redactar la primera respuesta y resumir la visita a partir de una nota de voz.
- Un CRM a medida solo compensa en redes de oficinas o promotoras con un proceso propio, o cuando hay que unir el CRM con otros sistemas de la empresa. Una agencia de uno a cinco agentes no lo necesita.
Un CRM inmobiliario es el programa donde una agencia guarda su cartera de inmuebles, sus propietarios y sus compradores con lo que busca cada uno (la demanda), y desde donde publica en los portales, cruza demandas con inmuebles y organiza las visitas. Para una agencia en España, la base es un CRM inmobiliario español; la IA y el desarrollo a medida van encima, cuando el volumen lo pide.
En NAXIA conectamos agentes de IA al CRM que ya usa cada empresa y, cuando ninguno encaja, montamos uno a medida. Por eso esta guía dice también cuándo no hace falta llamarnos. Cada programa se describe solo con lo que dice su propia web, sin precios aunque varios los publican (si te interesa el precio, está en su web), y sin ranking: los criterios para elegir están más abajo.
Revisado el 11 de noviembre de 2026. Estos programas cambian a menudo: si un dato ya no coincide, manda la web del fabricante.
Qué es un CRM inmobiliario y en qué se diferencia de uno generalista
Un CRM inmobiliario se diferencia de uno generalista en que trabaja con inmuebles y demandas, no solo con contactos y oportunidades de venta.
CRM son las siglas de customer relationship management, gestión de la relación con el cliente. HubSpot, Salesforce o Zoho nacieron para seguir oportunidades comerciales: un contacto, una empresa, una fase del embudo. Una agencia necesita además tres cosas que esos programas no traen de serie:
- La ficha del inmueble, con sus características, fotos, propietario, encargo y visitas.
- La publicación en portales: subir el inmueble una vez y que salga en Idealista, Fotocasa, Habitaclia o pisos.com, y que cada cambio de precio se actualice solo.
- El cruce de demandas: cada comprador guarda lo que busca y el programa le muestra los inmuebles que encajan, y al revés, cada inmueble nuevo muestra quién lo busca.
Witei lo resume en su página de CRM: "El software inmobiliario se enfoca en las propiedades. El CRM se enfoca en tus clientes y contactos". En la práctica, en España los dos van en el mismo programa, y la gente busca las dos cosas como "CRM inmobiliario" o "programa para inmobiliarias".
La página de Zoho CRM para inmobiliarias es un buen ejemplo de la diferencia: cita como fuentes de leads Magic Bricks, 99 acres o Zillow (este a través de Zapier), portales de India y Estados Unidos, y no nombra ni Idealista ni Fotocasa.
Las cuatro opciones de una agencia, comparadas
Una agencia tiene cuatro formas de montar su sistema, y cada una gana en un criterio distinto.
| Criterio | CRM inmobiliario español |
CRM generalista |
CRM inmobiliario con IA conectada |
A medida |
|---|---|---|---|---|
| Ejemplos | Inmovilla, Witei, Mobilia, Inmoweb, Sooprema | HubSpot, Salesforce, Zoho CRM | El CRM inmobiliario de la agencia más agentes de IA conectados a él | Sobre el entorno de la propia empresa |
| Publicación en Idealista y Fotocasa | Es su núcleo | Hay que construir el conector | La hace el CRM | Hay que construirla o dejarla en un CRM inmobiliario |
| Cruce de demandas | De serie | Hay que configurarlo | De serie, y la IA lo afina | Se diseña con la agencia |
| Web con la cartera | Incluida en casi todos | No | La hace el CRM | Hay que hacerla |
| Leads en texto libre, WhatsApp y llamadas | Según el programa | Con conectores | Su punto fuerte | Sí |
| Puesta en marcha | La más rápida | Media | Media | La más larga |
| Encaja mejor en | La mayoría de agencias | Promotoras con mucha captación online | Agencias con volumen de leads | Redes de oficinas y promotoras con proceso propio |
La tabla no da un ganador porque no lo hay. Lo que decide es cuántos leads entran a la semana, por qué canales y cuánto tiempo pierde el equipo pasando datos a mano.
Nuestra recomendación general: un CRM inmobiliario español como sistema principal y, cuando el volumen lo pida, agentes de IA conectados a él para lo que el CRM no resuelve. Cambiar de CRM para tener "IA" casi nunca es la respuesta: primero conviene mirar qué trae ya el que se usa.
Cinco CRM inmobiliarios españoles: qué dice cada uno en su web
Hay decenas de programas para inmobiliarias en el mercado español; estos cinco son los que hemos revisado uno a uno en su web el 11 de noviembre de 2026.
| Programa | Portales | Web | Cruce de demandas | Agenda y visitas | IA | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Inmovilla | "Publicación en +100 portales"; funciones propias con idealista (calidad del anuncio, alertas, destacados); cada portal se contrata aparte cuando corresponda | Web con la marca de la agencia, conectada a la cartera | WhatsApp Inbox: una línea por agente, como servicio adicional, o WhatsApp Web | "Cruce cartera-demanda" y envío de cruces por WhatsApp | Agenda, visitas y firma de partes de visita | Calificador de leads por WhatsApp, asistente por WhatsApp para consultar la agenda y crear citas, textos desde Chrome |
| Witei | Publicación automática en portales nacionales e internacionales; nombra fotocasa y habitaclia | Con dominio propio, sincronizada en tiempo real, con valorador y área del propietario | "Integrado con Inteligencia Artificial y WhatsApp®"; botón de WhatsApp en la web | Automático, con alertas de nuevos cruces por correo al contacto | Sincronización bidireccional con Google Calendar; cuestionario de satisfacción al marcar la visita como hecha | Descripciones, correo, rediseño de fotos de interiores y respuesta automática a los contactos de portales |
| Mobilia | Publicación en bloque en los portales con los que trabaja la agencia; lee los buzones donde llegan los contactos de portales y asigna cada uno a su agente | Incluida; los formularios de la web entran en el CRM | API oficial de WhatsApp Business: plantillas, envíos masivos y recordatorios | Cruza cada demanda con la cartera y puede enviar los inmuebles solo, con la frecuencia elegida | Agenda compartida, que se lleva a Google Calendar, Outlook o el calendario del iPhone; firma de hojas de visita | Descripciones y traducción, asistente que consulta datos y crea visitas, respuesta y cualificación de contactos de portales, conexión por MCP con ChatGPT, Claude o n8n |
| Inmoweb | Fotocasa, idealista, Habitaclia, pisos.com, Kyero, Rightmove y otros; dice ser "el único software que publica en tiempo REAL en fotocasa e idealista" | Incluida, en 18 idiomas y con alojamiento | Mensajes para WhatsApp y SMS; parte de visita para firmar por WhatsApp | "Cruce cartera-demanda"; su bandeja Onebox crea la demanda a partir del inmueble pedido y envía similares | Tareas, Google Calendar bidireccional, partes de visita digitales e informes de visitas al propietario | Descripciones automáticas en 13 idiomas |
| Sooprema | "Más de 70 portales de España y del extranjero"; los cambios se actualizan solos y los contactos vuelven a la bandeja | La enlaza a una web aparte, Paagees | No lo describe en su página principal | Cada inmueble muestra los compradores propios y de agencias colaboradoras que buscan algo así | Visitas, llamadas y reuniones por día, semana o mes; hoja de visitas por inmueble | Detecta si el contacto quiere comprar, vender o alquilar y en qué idioma escribe; traduce |
Al ponerlos juntos se ven cuatro cosas:
- Los cinco cruzan demandas con la cartera. El cruce por zona, tipo y precio es lo mínimo; la pregunta útil es si el envío al comprador sale solo y por qué canal.
- Idealista no sale igual en todos. Inmovilla e Inmoweb lo destacan; en las páginas de Witei revisadas no aparece por su nombre. Si la mayoría de tus leads vienen de Idealista, pregunta antes qué hace exactamente cada programa con él.
- Solo Mobilia dice en su web que usa la API oficial de WhatsApp Business. Inmovilla separa WhatsApp Web (abre la aplicación fuera del CRM) de su Inbox por línea y agente. Es una diferencia grande si quieres automatizar mensajes.
- Ninguno dice en las páginas revisadas dónde están alojados los datos, y solo Mobilia habla de conectar el CRM con modelos de IA externos, por MCP. A los demás hay que preguntarles si tienen API.
Idealista ofrece también su propio programa para agencias, idealista/tools; no lo incluimos porque su web no nos dejó revisarla al cierre de esta guía.
Cómo elegir el CRM de una agencia: los criterios que importan
Un CRM inmobiliario se elige por los portales de los que vive la agencia y por cómo le entran los leads.
- Portales. Mira de qué portal salen tus contactos (casi todos lo dicen en la ficha del lead) y pide que te enseñen la conexión con esos, no con cien. Pregunta si los cambios de precio y las bajas se actualizan solos y cada cuánto.
- Entrada de leads. Los portales mandan cada contacto por correo. Comprueba que el CRM lee ese buzón, crea el contacto y la demanda sin que nadie los copie y asigna el lead al agente del inmueble. Mobilia, Inmoweb y Witei lo describen en su web.
- Cruces que salen solos. Que el comprador reciba los inmuebles nuevos que encajan, por correo o WhatsApp, sin que el agente lo lance cada vez.
- WhatsApp con API oficial o WhatsApp Web. Con WhatsApp Web el agente escribe a mano desde su sesión; con la API oficial, los mensajes quedan en la ficha y se pueden automatizar con plantillas.
- Agenda y parte de visita. Agenda compartida que se sincronice con el calendario del móvil y parte de visita firmado en digital.
- Salida de los datos. Pregunta si hay API y cómo se exporta todo (inmuebles, fotos, contactos, demandas e historial) si un día cambias de programa. Witei dice que siempre se puede descargar una copia de seguridad; pídelo por escrito en todos.
- Dónde están los datos. El proveedor trata los datos de tus clientes por cuenta de la agencia, así que hace falta un contrato de encargo del tratamiento, como pide el artículo 28 del RGPD. Pregunta también en qué país están los servidores.
La captación de propietarios (particulares que venden por su cuenta) es otro proceso con sus propias herramientas, y aquí solo cuenta como un criterio más: algunos CRM, como Mobilia, guardan un anuncio de portal como captación con una extensión de Chrome.
Dónde aporta la IA encima de un CRM inmobiliario
La IA aporta encima del CRM en las tareas donde hoy alguien lee un texto y lo pasa a mano a una ficha.
El sector ya la usa: según el INE, el 53,4 % de las empresas de actividades inmobiliarias con 10 o más empleados usó inteligencia artificial en el primer trimestre de 2026, frente al 34,8 % un año antes (tabla 82382 del INE; el INE avisa de que, por el cambio de clasificación de actividades, los dos años no son estrictamente comparables). Las cifras por sector y por comunidad están en nuestra página de datos de uso de la IA en las empresas españolas.
Una advertencia antes de las cuatro tareas: varios CRM ya traen parte de esto. Antes de añadir nada, mira qué hace el tuyo.
Meter los leads de portales y de otros canales sin copiar nada
Los CRM inmobiliarios ya pasan a ficha los contactos que llegan por correo de los portales. Lo que se queda fuera son los leads que llegan en texto libre: un WhatsApp al móvil del agente, un mensaje de Instagram, una llamada, un correo reenviado. Un agente de IA lee ese texto, saca nombre, teléfono, operación, zona, presupuesto y habitaciones, busca si el contacto ya existe para no duplicarlo y crea la demanda en el CRM a través de su API. Si no hay API, no hay forma limpia de hacerlo.
Afinar el cruce con lo que no cabe en un filtro
El cruce del CRM compara campos: zona, tipo, precio y habitaciones. Los compradores piden también cosas que no tienen casilla: "luminoso", "sin obras", "que admita perros", "cerca del colegio de mis hijos". Un modelo de lenguaje puede leer la demanda escrita y las descripciones de la cartera, ordenar los inmuebles que encajan por los dos lados y explicar en una línea por qué. El filtro del CRM sigue mandando; la IA ordena dentro de lo que el filtro deja pasar.
Redactar la primera respuesta
Cada lead de portal merece una respuesta en minutos, con lo que pregunta y no con un texto genérico. La IA redacta la respuesta con los datos del inmueble y las dos o tres preguntas que la agencia necesita (financiación, plazo, si vende antes otra vivienda) y el agente la aprueba o la deja salir sola según el caso. Por WhatsApp hay una regla: según la documentación de Meta, cuando el cliente escribe se abre una ventana de 24 horas; pasada esa ventana, solo se pueden enviar plantillas aprobadas de antemano. Si además quieres que alguien coja el teléfono a cualquier hora, eso lo cuenta la guía de agentes de voz para inmobiliarias.
Resumir la visita
Después de una visita, el agente suele dejar la ficha vacía o con "le ha gustado". Con una nota de voz de un minuto en el coche, la IA la transcribe, la resume en la ficha (qué gustó, qué no, objeciones, siguiente paso), ajusta la demanda si el comprador ha cambiado de idea, crea la tarea de seguimiento y prepara el párrafo del informe al propietario. Es el mismo enfoque que usamos en NAXIA Ops para los partes de trabajo dictados por voz.
Lo que no conviene dejar a la IA: el precio, las condiciones de una oferta y cualquier respuesta sobre el estado legal o urbanístico del inmueble. Eso lo dice una persona.
Alertas de cruces por correo o WhatsApp: el consentimiento
Una alerta de inmuebles que el comprador no ha pedido es una comunicación comercial, y la ley pide su consentimiento previo.
El artículo 21 de la Ley 34/2002 (LSSI) prohíbe enviar por correo electrónico "u otro medio de comunicación electrónica equivalente" comunicaciones publicitarias o promocionales "que previamente no hubieran sido solicitadas o expresamente autorizadas por los destinatarios". La excepción es la relación contractual previa, para productos o servicios similares.
En la práctica, cuando el comprador deja su demanda, la agencia le pregunta si quiere recibir inmuebles que encajen y lo deja anotado en su ficha. Inmovilla, por ejemplo, dice en su web que comprueba el consentimiento del contacto antes de hacer los envíos que lo requieren. Si los cruces salen solos, esa casilla tiene que estar marcada antes.
Cuándo compensa un CRM a medida (y cuándo no elegirnos)
Un CRM a medida compensa cuando el proceso de la empresa no cabe en ningún programa inmobiliario sin forzarlo, o cuando hay que unirlo con otros sistemas.
Señales de que tiene sentido:
- Una red de oficinas o franquicias con fases, permisos e informes propios que el CRM estándar no deja configurar.
- Una promotora que lleva la obra nueva por promociones, con reservas, cambios de calidades y pagos que hoy viven en hojas de cálculo.
- El CRM tiene que hablar con el ERP, la contabilidad o el programa de administración de fincas, y hoy alguien copia datos de uno a otro.
- Los leads entran por cinco canales y la mitad nunca llega al CRM.
- La empresa quiere que los datos estén en su propia nube y que el código sea suyo.
Cuándo no elegirnos:
- Agencia de uno a cinco agentes con cartera de reventa. Un CRM inmobiliario español se pone en marcha antes y no necesita a nadie que lo mantenga.
- Tu CRM ya lee los portales, cruza solo y responde con IA, y el equipo lo usa. No cambies nada: si acaso, añade el resumen de visitas.
- Nadie en la agencia puede dedicar unas horas a decidir campos, fases y respuestas y a revisar lo que el sistema propone. Sin esa persona, ningún desarrollo a medida sale bien.
Cuando hacemos algo a medida, casi nunca sustituimos el CRM inmobiliario: lo dejamos para la cartera y los portales, y montamos alrededor la entrada de leads, el cruce afinado, las respuestas y los resúmenes, conectados por API. Cómo se conecta un modelo de lenguaje a un CRM que ya existe está en la guía de integración de LLMs con CRM y ERP, y el protocolo que usa Mobilia para eso, en qué es MCP.
Cómo implantar el CRM y la IA, paso a paso
- Cuenta lo que entra. Leads a la semana por portal y por canal, visitas al mes y cuántos contactos se quedan sin respuesta el mismo día. Sin esa foto no se sabe qué automatizar.
- Decide cuál es la fuente única. El CRM manda sobre cada inmueble, cada contacto y cada demanda; lo demás lee de él y escribe en él.
- Pide una demo con tus datos. Un lead real de Idealista y otro de Fotocasa, un cruce con tu cartera, un mensaje de WhatsApp y una visita con su parte. La demo con datos del fabricante siempre sale bien.
- Migra la cartera con calma. Inmuebles y fotos primero, después contactos y demandas, y revisa los duplicados antes de activar los cruces automáticos.
- Activa lo que trae el CRM (entrada de leads, cruces, respuestas automáticas) y mide dos semanas.
- Añade la IA donde siga habiendo trabajo a mano. Una tarea cada vez, empezando por la que más horas quita: casi siempre, la entrada de leads de WhatsApp o el resumen de visitas.
Tiempos realistas: un CRM inmobiliario estándar se pone en marcha en pocas semanas; lo que más tarda es limpiar y migrar la cartera. Un agente de IA conectado al CRM, o un desarrollo a medida, tiene su primer flujo en producción en 4 a 8 semanas, que se van sobre todo en definir con el equipo qué datos se sacan y qué respuestas se aprueban.
Errores comunes (y cómo evitarlos)
- Error: elegir el CRM por el número de portales. → La realidad: importan los tres o cuatro de los que vive tu agencia; pregunta por esos.
- Error: cambiar de CRM para "tener IA". → La realidad: casi todos anuncian ya alguna función de IA; mira qué hace el tuyo y conecta lo que falte.
- Error: activar los cruces automáticos con la base sin limpiar. → La realidad: demandas viejas y contactos duplicados mandan inmuebles a gente que ya compró; limpia antes.
- Error: atender por el WhatsApp personal del agente. → La realidad: la conversación no queda en la ficha y se va con el agente si cambia de agencia; la API oficial con plantillas, sí queda.
- Error: dejar que la IA hable de precio o condiciones. → La realidad: la IA recoge datos y redacta; las cifras y la negociación son del agente.
- Error: no preguntar cómo se sacan los datos. → La realidad: la exportación completa es lo que permite cambiar de proveedor; pídela por escrito antes de firmar.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un CRM inmobiliario?
Un CRM inmobiliario es el programa donde una agencia guarda su cartera de inmuebles, sus propietarios y sus compradores con lo que busca cada uno. Desde él publica en portales como Idealista o Fotocasa, cruza las demandas con los inmuebles, atiende los leads y organiza las visitas.
¿Cómo funciona un CRM inmobiliario?
El agente sube cada inmueble una vez y el CRM lo publica en la web de la agencia y en los portales. Los contactos que llegan de los portales entran en el CRM como demandas, el programa las cruza con la cartera y propone o envía los inmuebles que encajan. Visitas, llamadas y mensajes quedan en la ficha de cada cliente.
¿Cuál es el mejor CRM inmobiliario en España?
Depende de los portales de los que vive la agencia, de cuántos leads recibe y de cómo trabaja con WhatsApp. Inmovilla, Witei, Mobilia, Inmoweb y Sooprema publican en portales, cruzan demandas y llevan agenda. Conviene pedir una demo con leads reales de tus portales y preguntar por Idealista, la API oficial de WhatsApp y la exportación de los datos.
¿Hay un CRM inmobiliario gratis?
Hay CRM generalistas con plan gratuito, como HubSpot, pero no publican en portales españoles ni cruzan demandas. Varios CRM inmobiliarios ofrecen prueba gratuita: Inmovilla anuncia 15 días en su web. Lo que más esfuerzo lleva no es la licencia sino migrar la cartera y cambiar la forma de trabajar.
¿Hay CRM inmobiliarios de código abierto?
Hay CRM generalistas de código abierto, como Odoo Community o SuiteCRM, que se pueden adaptar a una inmobiliaria. No traen de serie la publicación en Idealista o Fotocasa ni el cruce de demandas, y alguien tiene que instalarlos, mantenerlos y construir lo que falte. Para una agencia pequeña suele salir más caro en horas que un CRM inmobiliario.
¿Qué CRM inmobiliario incluye página web?
De los revisados, Inmovilla, Witei, Mobilia e Inmoweb incluyen una web inmobiliaria conectada a la cartera: lo que se marca en el CRM aparece en la web y los formularios de la web entran en el CRM. Sooprema la enlaza a una web aparte, Paagees.
¿Qué aporta un CRM inmobiliario con IA?
Según sus webs, los CRM inmobiliarios usan la IA para redactar y traducir descripciones, responder y cualificar los leads de portales y consultar la agenda o la cartera por WhatsApp. Encima del CRM, un agente de IA puede pasar a ficha los leads que llegan en texto libre, afinar el cruce y resumir cada visita a partir de una nota de voz.
¿Se puede usar HubSpot o Zoho en una inmobiliaria?
Sí, sobre todo en promotoras con mucha captación por campañas. Pero no publican en Idealista ni en Fotocasa sin un conector hecho aparte, y no traen ficha de inmueble ni cruce de demandas de serie. La página de Zoho para inmobiliarias cita portales de India y Estados Unidos, no españoles.
¿Puedo mandar alertas de inmuebles a los compradores de forma automática?
Sí, si el comprador lo ha pedido o autorizado. El artículo 21 de la LSSI prohíbe las comunicaciones comerciales por correo electrónico o medios equivalentes que no hayan sido solicitadas o autorizadas. Lo práctico es preguntarlo al registrar la demanda y anotarlo en la ficha antes de activar los cruces automáticos.
¿Cuándo compensa un CRM inmobiliario a medida?
Cuando una red de oficinas o una promotora tiene un proceso que ningún CRM estándar deja configurar, cuando el CRM tiene que hablar con el ERP o la contabilidad, o cuando los datos deben quedarse en la nube de la empresa. Una agencia de uno a cinco agentes está mejor con un CRM inmobiliario español.
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NAXIA es una agencia española de inteligencia artificial y automatización para empresas de todos los tamaños: diseña, implanta y mantiene agentes de IA, agentes de voz y automatizaciones integradas con los sistemas de cada cliente. Fundada en 2024, con sede en Pamplona (Navarra), trabaja con empresas de toda España y ha entregado más de 20 proyectos.